Ý nghĩa của phụ cấp hàng ngày: Mức phụ cấp hàng ngày, quy tắc, thanh toán bằng tiền điện tử 2026

Nếu công ty bạn đôi khi chi trả tiền khách sạn và ăn tối khi bạn đi công tác, có lẽ bạn đã thấy cụm từ "per diem" trên biểu mẫu hoàn trả. Cụm từ tiếng Latinh này có nghĩa là "theo ngày", và trong hệ thống tính lương hiện đại của Mỹ, nó đại diện cho khoản phụ cấp hàng ngày bao gồm chỗ ở, ăn uống và một vài chi phí phát sinh nhỏ khi đi công tác. Các con số được quy định bởi chính phủ liên bang, các quy tắc được đặt ra bởi IRS, và cách các công ty thực sự chi trả đang thay đổi nhanh chóng. Một số nhà tuyển dụng hiện nay chi trả "per diem" bằng stablecoin thay vì tiền pháp định, đặc biệt là đối với các chuyến công tác quốc tế và của các nhà thầu.

Hướng dẫn này bao gồm ý nghĩa của phụ cấp hàng ngày (per diem) vào năm 2026, mức phí GSA áp dụng cho hầu hết các chuyến đi tại Mỹ, phương pháp cao-thấp của IRS giúp đơn giản hóa vấn đề, sự khác biệt giữa các kế hoạch có trách nhiệm giải trình và không có trách nhiệm giải trình, điều gì xảy ra khi bạn vượt quá mức phí, hệ thống phụ cấp hàng ngày cho người nước ngoài, và cách ngày càng nhiều nhóm tài chính thanh toán phụ cấp hàng ngày bằng tiền điện tử mà không vi phạm quy định thuế.

Ý nghĩa của "phụ cấp hàng ngày": định nghĩa đơn giản.

Ý nghĩa của "per diem" khá đơn giản khi bạn hiểu rõ các thuật ngữ chuyên ngành. "Per diem" trong tiếng Latinh có nghĩa là "mỗi ngày". Trong các chuyến công tác và công tác của chính phủ Hoa Kỳ, đó là một khoản phụ cấp cố định hàng ngày, còn được gọi là phụ cấp per diem, một khoản tiền cố định mỗi ngày, hoặc phụ cấp hàng ngày được cung cấp cho nhân viên, mà người sử dụng lao động cấp cho người lao động đi công tác để trang trải ba loại chi phí: chỗ ở, ăn uống và chi phí phát sinh (chi phí phát sinh thường được viết tắt là M&IE khi bạn thấy nó trên biểu mẫu). Nhân viên liên bang và nhân viên chính phủ liên bang sử dụng cùng một mức phụ cấp per diem tiêu chuẩn mà các công ty tư nhân áp dụng cho các chuyến công tác.

Mục đích của chế độ phụ cấp hàng ngày rất đơn giản. Nó thay thế các báo cáo chi phí chi tiết từng khoản mục bằng một con số cố định. Thay vì phải nộp mười hai hóa đơn cho một chuyến đi ba ngày, nhân viên sẽ nhận được một khoản tiền duy nhất mỗi ngày và sử dụng nó theo cách hợp lý. Cà phê, bữa tối, khách sạn, thuế khách sạn, tiền boa, tiền giặt ủi mà hãng hàng không làm mất. Tất cả đều được gộp vào một khoản phụ cấp hàng ngày.

Khoản phụ cấp hàng ngày không bao gồm: vé máy bay, phí đi lại bằng xe cá nhân, phí thuê xe, phí tham dự hội nghị và hầu hết các phương tiện giao thông đường bộ. Những khoản này sẽ được hoàn trả riêng, thường là chi phí thực tế có kèm hóa đơn. Thậm chí, Sở Thuế vụ Hoa Kỳ (IRS) còn có mức phí đi lại riêng cho việc sử dụng xe cá nhân.

Mức phụ cấp hàng ngày năm 2026: Tiêu chuẩn GSA cho khu vực lục địa Hoa Kỳ (CONUS).

Cơ quan Quản lý Dịch vụ Tổng hợp (GSA) công bố mức phụ cấp hàng ngày cho nhân viên liên bang trong lục địa Hoa Kỳ, và phần còn lại của Hoa Kỳ âm thầm sử dụng các mức này làm chuẩn mực. Đây là các mức mà các cơ quan liên bang sử dụng để hoàn trả chi phí đi công tác cho nhân viên, và các nhà tuyển dụng tư nhân cũng sử dụng mức phụ cấp hàng ngày tương tự của liên bang để đảm bảo tính hợp lý của chi phí sinh hoạt khi đối phó với Sở Thuế vụ (IRS). Các công ty áp dụng bảng phụ cấp của GSA sử dụng nó để hoàn trả cho nhân viên của họ theo đúng mức mà chính phủ liên bang đã chi trả. Bộ Quốc phòng áp dụng các con số tương tự theo Quy định Du lịch Chung (Joint Travel Regulations). Đối với năm tài chính 2026 (từ ngày 1 tháng 10 năm 2025 đến ngày 30 tháng 9 năm 2026), GSA giữ nguyên mức tiêu chuẩn là 178 đô la mỗi ngày , được chia thành:

Mức thuế suất tiêu chuẩn áp dụng cho khoảng 2.600 quận được phân loại là khu vực có chi phí sinh hoạt bình thường. Khoảng 300 thành phố được chỉ định là Khu vực không tiêu chuẩn (NSA) và có mức thuế suất cao hơn vì giá khách sạn và nhà hàng ở đó đắt hơn. Các khu vực NSA bao gồm Thành phố New York, San Francisco, Boston, Washington DC, Seattle, Chicago, Los Angeles và nhiều điểm đến nghỉ dưỡng trong mùa cao điểm.

GSA công bố toàn bộ dữ liệu tổng hợp năm tài chính 2026 tại gsa.gov, với bảng giá chỗ ở theo từng tháng cho mỗi NSA. Chi phí chỗ ở thường thay đổi theo mùa; chi phí ăn uống thì không. Giá cho Alaska, Hawaii, các vùng lãnh thổ và thuộc địa của Hoa Kỳ nằm ngoài bảng giá CONUS và do Bộ Quốc phòng quy định cho các địa điểm đó.

Thanh toán phụ cấp hàng ngày, chi tiết ăn uống và sinh hoạt phí, chỗ ở

Phần phụ cấp ăn uống và chi phí phát sinh (M&IE) được chia thành các khoản chi phí ăn uống và chi phí phát sinh cụ thể. GSA công bố bảng phân tích này để người đi công tác và các nhóm tài chính có thể chia nhỏ các khoản chi phí cho từng phần ngày một cách rõ ràng.

Ngày đầu tiên và ngày cuối cùng của bất kỳ chuyến đi nào chỉ được thanh toán 75% chi phí ăn uống và sinh hoạt (M&IE) , chứ không phải toàn bộ. Theo mức tiêu chuẩn, con số này là 51 đô la mỗi ngày. Lý do là vì người đi công tác thường ăn ở nhà hoặc trên đường đi, nên họ không phải trả tiền cho cả ngày ăn uống. Các bữa ăn được cung cấp (ví dụ: bữa trưa hội nghị, bữa tối với khách hàng) sẽ được khấu trừ toàn bộ giá trị vào chi phí M&IE hàng ngày, chứ không phải 75%.

Phụ cấp lưu trú hàng ngày (mức phụ cấp lưu trú, hoặc phụ cấp lưu trú hàng ngày trong nhiều chính sách) là số tiền tối đa mà chính phủ liên bang sẽ hoàn trả cho một đêm khách sạn. Nếu khách sạn của bạn có giá thấp hơn, bạn sẽ được hoàn trả đúng số tiền thực tế. Nếu giá cao hơn, bạn sẽ phải trả phần chênh lệch trừ khi chính sách của công ty bạn hào phóng hơn GSA. Chi phí lưu trú không bao gồm thuế; phần thuế thường được hoàn trả riêng. Tiền boa cho nhân viên khách sạn và một số khoản phí và tiền boa cho người khuân vác được gộp vào chi phí phát sinh, không phải chi phí lưu trú.

Chế độ phụ cấp hàng ngày dành cho khách công tác được áp dụng như thế nào?

Quy trình này đều giống nhau cho dù bạn làm việc cho một cơ quan liên bang, một công ty trong danh sách Fortune 500, hay một cửa hàng Shopify đang thực hiện lần đầu tiên triển khai dịch vụ thuê ngoài.

Quy trình tính phí theo ngày điển hình:

1. Nhân viên ghi lại ngày đi và điểm đến vào hệ thống quản lý chuyến đi.

2. Hệ thống sẽ lấy mức giá của GSA (hoặc mức giá do công ty lựa chọn) cho địa điểm đó.

3. Nhân viên được nhận phụ cấp hàng ngày cho chỗ ở và ăn uống, với quy tắc 75% áp dụng cho ngày đầu tiên và ngày cuối cùng.

4. Nhân viên cung cấp các giấy tờ theo yêu cầu của công ty (tối thiểu là hóa đơn lưu trú, chi phí ăn uống và giải trí thường không cần hóa đơn khi ở mức bằng hoặc thấp hơn mức GSA).

5. Bộ phận tính lương sẽ tạm ứng trước chuyến đi hoặc hoàn trả sau chuyến đi.

Một vài điểm thực tế cần lưu ý. Người sử dụng lao động có thể trả cao hơn mức quy định của GSA, nhưng phần vượt quá mức quy định liên bang sẽ trở thành tiền lương chịu thuế trừ khi có chứng từ chứng minh. Hầu hết các công ty đều trả chính xác theo mức GSA để đảm bảo việc thanh toán cho nhân viên được minh bạch và sẵn sàng cho kiểm toán. Người tự kinh doanh và người làm hợp đồng theo mẫu 1099 đi công tác có thể yêu cầu phụ cấp ăn ở và chi phí sinh hoạt hàng ngày theo mức GSA trên Biểu mẫu C, nhưng họ không thể sử dụng phụ cấp này cho chi phí chỗ ở, mà cần có chứng từ thực tế. Sở Thuế vụ (IRS) xử lý chi phí phụ cấp hàng ngày dựa trên địa điểm đi công tác và số ngày đi công tác được báo cáo, chứ không phải dựa trên một khoản tiền cố định mỗi ngày cho toàn công ty. Nhân viên chỉ được hoàn trả một số chi phí nhất định liên quan đến việc đi công tác thực tế; chi phí đi lại và các chi phí khác của nhân viên ngoài chuyến đi không đủ điều kiện để được phụ cấp hàng ngày.

Các chuyến đi dưới 12 giờ thường không đủ điều kiện nhận phụ cấp hàng ngày theo quy định của GSA. Các chuyến đi từ 12 đến 24 giờ đủ điều kiện nhận 75% phụ cấp ăn uống và chi phí phát sinh mỗi ngày.

Chính sách phụ cấp hàng ngày có trách nhiệm giải trình so với không có trách nhiệm giải trình

Đây là điểm khác biệt quan trọng nhất trong luật thuế về phụ cấp hàng ngày. Nó quyết định liệu khoản phụ cấp hàng ngày có được ghi vào mẫu W-2 của người lao động hay không.

Các quy định về kế hoạch có trách nhiệm giải trình xuất phát từ Quy định §1.62-2 của IRS và được giải thích trong Ấn phẩm 463. Có ba bài kiểm tra, tất cả đều bắt buộc:

• Mối liên hệ kinh doanh. Khoản chi phí này được thanh toán liên quan đến các dịch vụ được thực hiện cho người sử dụng lao động.
• Xác minh. Nhân viên cần cung cấp các tài liệu về ngày tháng, địa điểm, mục đích kinh doanh và (đối với chỗ ở) chi phí thực tế trong một khoảng thời gian hợp lý, thời hạn an toàn theo quy định của IRS là 60 ngày.
• Hoàn trả phần tiền thừa. Bất kỳ khoản phụ cấp hàng ngày nào được trả vượt quá số tiền thực tế đã chi tiêu phải được hoàn trả cho người sử dụng lao động trong vòng 120 ngày.

Các khoản hoàn trả ở mức bằng hoặc thấp hơn mức của GSA được "coi là có căn cứ" nếu nhân viên cung cấp ngày, địa điểm và mục đích công việc. Điều đó có nghĩa là một kế hoạch có trách nhiệm không phải lúc nào cũng yêu cầu hóa đơn mua bánh mì. Nhưng nó luôn yêu cầu chuyến đi phải được ghi lại.

Các kế hoạch không có trách nhiệm giải trình thường xuất hiện nhất khi các công ty trả trợ cấp đi lại cố định mà không có giấy tờ theo dõi. Dễ quản lý nhưng tốn kém khi nhận được. Mỗi đô la đều bị đánh thuế hai lần: thuế lương cho người sử dụng lao động và thuế thu nhập và FICA cho người lao động.

Khi nào bạn thanh toán tiền phụ cấp hàng ngày và khi nào bạn hoàn trả lại.

Trả phụ cấp hàng ngày khi chuyến đi ngắn, có thể dự đoán được và nằm trong phạm vi du lịch thông thường. Hoàn trả chi phí đi lại thực tế khi chuyến đi bất thường, tốn kém hoặc nhạy cảm đến mức bạn muốn lưu giữ đầy đủ hóa đơn. Phụ cấp hàng ngày bao gồm chi phí sinh hoạt thông thường trong khi đi công tác (bao gồm ăn uống, chi phí sinh hoạt, chi phí phát sinh trên đường); chi phí đi lại và các chi phí bổ sung khác ngoài phần đó sẽ được hoàn trả riêng.

Chế độ phụ cấp hàng ngày phù hợp nhất trong các trường hợp sau:

• Các chuyến đi nội địa từ 1 đến 7 ngày, trong đó chỗ ở nằm trong phạm vi giá do GSA quy định.
• Các chuyến đi nhiều người cùng tham gia với mức giá cố định giúp mọi thứ được đồng đều.
• Các chuyến đi định kỳ (khu vực bán hàng, kiểm toán khu vực) nơi việc chuẩn bị quan trọng hơn độ chính xác một lần.
• Chi phí đi lại tham dự hội nghị tại những thành phố đã biết có mức giá ưu đãi dành cho nhân viên GSA.

Chế độ hoàn trả chi phí thực tế phù hợp với các trường hợp sau:

• Các chuyến đi quốc tế dài ngày mà mức giá do Bộ Ngoại giao đưa ra có thể không khớp với chi phí thực tế.
• Chuyến công tác dành cho giám đốc điều hành với chỗ ở không theo tiêu chuẩn thông thường.
• Các chuyến đi có chi phí biến đổi lớn (chi phí vận chuyển thiết bị phòng thí nghiệm, vật tư tại chỗ).
• Công việc của nhà thầu chính phủ mà FAR có thể yêu cầu chi phí thực tế.

Một phương pháp kết hợp cũng khá phổ biến: phụ cấp hàng ngày bao gồm chi phí ăn uống và sinh hoạt phí, trong khi chi phí chỗ ở được hoàn trả theo giá thực tế tối đa theo quy định của GSA. Điều này giúp tránh được rắc rối về chi phí vượt quá dự toán cho chỗ ở và giảm thiểu thủ tục giấy tờ liên quan đến bữa ăn.

Lợi ích của chế độ phụ cấp công tác phí cho đội ngũ tài chính

Các nhóm tài chính áp dụng hình thức thanh toán theo ngày vì phương pháp thay thế, lập báo cáo chi phí theo từng khoản mục cho mỗi chuyến công tác, tốn hàng giờ làm việc của mỗi người đi công tác mỗi chuyến. Lợi ích của phương pháp thanh toán theo ngày chủ yếu nằm ở khía cạnh vận hành hơn là tài chính. Phương pháp này cũng cung cấp các con số rõ ràng cho việc dự báo luân chuyển: mức phí hàng ngày đã biết × số ngày đi công tác đã biết = chi phí công tác đã biết cho quý.

• Lập ngân sách có thể dự đoán được. Chi phí đi lại hàng quý của một đội ngũ bán hàng 50 người có thể được tính toán trong bảng tính, chứ không phải là một trò chơi đoán mò.
• Ít công việc kiểm toán hơn. Mức phí của GSA được cho là hợp lý, vì vậy các cuộc kiểm toán của IRS tập trung vào việc chứng minh tính xác thực hơn là mức phí cụ thể.
• Hoàn tiền nhanh hơn. Khách du lịch được hoàn tiền (hoặc trả trước) theo lịch trình đã định, chứ không phải chờ 6 tuần để xử lý biên lai.
• Giảm thiểu nguy cơ gian lận. Phụ cấp cố định hàng ngày loại bỏ động cơ thổi phồng hóa đơn ăn uống; trường hợp xấu nhất là người đi công tác ăn ở McDonald's và bỏ túi phần chênh lệch, vốn chỉ là một khoản tiền nhỏ.
• Chính sách đơn giản hơn. Một mức giá duy nhất cho mỗi địa điểm thay thế cho cuốn cẩm nang du lịch dày 30 trang.

Đối với các nhóm làm việc phân tán toàn cầu, lợi ích về mặt vận hành thậm chí còn mạnh mẽ hơn. Các nhà thầu quốc tế và người lao động theo ngày (đôi khi còn được gọi là nhân viên theo ngày trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe hoặc nhân viên theo ngày trong lĩnh vực xây dựng) thích nhận được một con số cụ thể bằng đơn vị tiền tệ của họ hơn là phải trao đổi qua lại bằng biên lai. Đó cũng là lúc khía cạnh tiền điện tử bắt đầu trở nên quan trọng. Tiền phụ cấp hàng ngày chưa sử dụng cũng ít gây rắc rối hơn: với các kế hoạch có trách nhiệm theo tỷ lệ GSA, số tiền vượt quá mức tối đa hàng ngày không cần phải hoàn trả, vì tỷ lệ GSA được coi là hợp lý.

Cách sử dụng phụ cấp hàng ngày ở các quốc gia khác nhau

Phụ cấp công tác phí cho người nước ngoài do Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ quy định, chứ không phải GSA (Cơ quan Quản lý Dịch vụ Tổng hợp). Mức phụ cấp được cập nhật hàng tháng trên trang allowances.state.gov để phản ánh biến động tiền tệ và giá cả. Mức phụ cấp khá đa dạng, khoảng 150 đô la Mỹ/ngày ở các điểm đến giá rẻ, và có thể lên đến 700 đô la Mỹ hoặc hơn ở các thành phố như Tokyo, London, Geneva và Zurich.

Một vài quy tắc thực tế khi đi du lịch quốc tế:

• Hãy sử dụng tỷ giá của Bộ Ngoại giao cho thành phố, chứ không phải cho cả quốc gia. Cùng một quốc gia có thể có sự chênh lệch tỷ giá lên đến 200 đô la giữa thủ đô và một thành phố nhỏ hơn.
• Hãy cố định tỷ giá vào ngày bạn đặt phòng. Tỷ giá quốc tế có thể thay đổi hàng tháng tùy thuộc vào tỷ giá hối đoái.
• Tính thuế giá trị gia tăng (VAT) và thuế lưu trú riêng. Hầu hết các mức thuế nước ngoài đều không bao gồm các khoản này.
• Hãy ghi chép lại mọi thứ. Các cuộc kiểm toán quốc tế kiểm tra chi phí công tác phí kỹ lưỡng hơn so với trong nước.
• Hãy chú ý đến chi phí ngoại hối. Các công ty chuyển tiền thường che giấu mức chênh lệch 1-3% so với tỷ giá ngoại hối chính thức.

Các nhóm tài chính cử nhiều người đi công tác nước ngoài thường gặp khó khăn ở khâu xử lý ngoại hối và ngân hàng. Chuyển khoản SWIFT mất 3-5 ngày làm việc. Một người đi công tác đến São Paulo vào tối thứ Hai với cuộc họp vào thứ Ba không thể đợi đến thứ Sáu để nhận tiền mặt. Đó là lý do thực tế tại sao các kênh thanh toán bằng tiền điện tử lại phát triển nhanh chóng trong giai đoạn 2025-2026 đối với việc thanh toán cho người đi công tác.

Tiền mặt phụ cấp hàng ngày: trả lương cho nhân viên bằng stablecoin

Ý nghĩa mới nhất của khoản phụ cấp hàng ngày là: một số nhà tuyển dụng thậm chí không trả khoản này bằng tiền mặt.

Một số công ty hiện nay trả phụ cấp hàng ngày bằng stablecoin thay vì chuyển khoản ngân hàng. Cơ chế rất đơn giản: người sử dụng lao động giữ USDC hoặc USDT, tính toán số tiền phụ cấp hàng ngày bằng đô la, và gửi số tiền tương đương bằng stablecoin vào ví của người đi công tác. Người đi công tác sẽ đổi sang tiền tệ địa phương thông qua điểm đổi tiền hoặc ví lưu ký liên kết với thẻ tại điểm đến.

Lý do các công ty làm điều này:

• Tốc độ. Giao dịch Stablecoin hoàn tất trong vài phút, chứ không phải 3-5 ngày làm việc. Một nhà thầu bay đi ngày mai có thể nhận được tiền phụ cấp ngày thứ Hai vào tối Chủ nhật.
• Chi phí ngoại hối thấp hơn. Du khách có thể chọn thời điểm chuyển tiền ra khỏi hệ thống, thường tiết kiệm được phí chênh lệch giữa phí giao dịch và phí chuyển tiền xuyên biên giới của ngân hàng.
• Không có sự chậm trễ trong ngày làm việc ngân hàng. Các giao dịch chuyển khoản vào cuối tuần và ngày lễ hoạt động giống như các giao dịch chuyển khoản vào ngày thường.
• Phạm vi hoạt động không biên giới. Quy trình làm việc như nhau đối với nhà thầu ở Manila hay ở Madrid.

Số liệu thực tế về việc áp dụng từ năm 2026 xác nhận rằng đây không còn là giai đoạn thử nghiệm nữa. Toku đã công bố khối lượng thanh toán bằng stablecoin hàng năm đạt 1 tỷ đô la trên Polygon vào tháng 1 năm 2026. Deel đã triển khai thanh toán bằng stablecoin trên khắp Vương quốc Anh và EU vào tháng 2 năm 2026 thông qua MoonPay Iron. Rise hiện hỗ trợ thanh toán bằng stablecoin tại hơn 190 quốc gia, sử dụng USDC và USDT.

Đối với quy trình thanh toán hàng loạt, các cổng thanh toán tiền điện tử như Plisio hỗ trợ giải ngân theo lô: gộp tối đa 1.000 khoản thanh toán riêng lẻ hàng ngày vào một lô giao dịch duy nhất, giảm phí mạng khoảng 80%. Phí thanh toán hàng loạt của Plisio là 0,5% cố định, không có phí hàng tháng hoặc phí thiết lập, hỗ trợ BTC, ETH, LTC, USDT, USDC và nhiều loại tiền điện tử khác, cho phép nhóm tài chính lập một tấm séc duy nhất đến hàng trăm ví.

Quy định thuế đối với khoản thanh toán phụ cấp hàng ngày bằng tiền điện tử

Việc thanh toán phụ cấp hàng ngày bằng tiền điện tử không làm thay đổi khung pháp lý về thuế, mà chỉ thay đổi phương thức thanh toán. Sở Thuế vụ Hoa Kỳ (IRS) vẫn xử lý giao dịch cơ bản giống như cách họ xử lý một khoản chuyển khoản bằng USD.

Các quy tắc liên quan:

• Thông báo 2014-21 của IRS coi tiền điện tử là tài sản, không phải tiền tệ. Khoản phụ cấp hàng ngày được trả bằng stablecoin được định giá bằng USD theo giá thị trường hợp lý vào ngày thanh toán.
• Các quy tắc về kế hoạch có trách nhiệm vẫn được áp dụng. Khoản bồi hoàn bằng stablecoin có chứng thực ở mức bằng hoặc thấp hơn tỷ lệ của GSA không được coi là tiền lương và không được báo cáo trên mẫu W-2.
• Tiền công hàng ngày bằng stablecoin không cần kê khai là tiền lương W-2. Chịu thuế thu nhập liên bang, thuế FICA và thuế lương của người sử dụng lao động, được định giá theo giá trị thị trường hợp lý vào ngày thanh toán.
• Việc chuyển tiền điện tử ra khỏi quỹ công ty về mặt kỹ thuật là một giao dịch chuyển nhượng. Với stablecoin, lãi hoặc lỗ về mặt chức năng là bằng không. Với BTC hoặc ETH, công ty ghi nhận lãi hoặc lỗ vốn trên chênh lệch giữa giá mua và giá vào ngày thanh toán.

Điểm cuối cùng là lý do tại sao hầu hết các công ty sử dụng tiền điện tử làm tiền phụ cấp hàng ngày đều sử dụng stablecoin. Việc trả 200 đô la bằng BTC và ghi nhận 40 đô la lãi vốn trên sổ sách kế toán của công ty là rất rắc rối về mặt vận hành. Trong khi đó, việc trả 200 USDC và ghi nhận 0 đô la thì minh bạch hơn.

Một phương pháp tốt nhất: khóa giá trị USD tại thời điểm thanh toán, lưu trữ mã băm giao dịch trên chuỗi khối và ghi lại tỷ giá chuyển đổi đã sử dụng. Điều đó cung cấp cho công ty một hồ sơ chứng minh rõ ràng cho mục đích khai báo với Sở Thuế vụ Hoa Kỳ (IRS).

Những lỗi thường gặp dẫn đến việc mất hiệu lực tiền phụ cấp hàng ngày.

Ý nghĩa của khoản phụ cấp hàng ngày minh bạch chỉ chuyển thành chính sách minh bạch khi các nhóm tài chính tránh được những sai sót thường gặp.

Dưới đây là một vài lỗi có thể biến khoản phụ cấp hàng ngày miễn thuế thành tiền lương chịu thuế.

• Thiếu bằng chứng xác thực trong vòng 60 ngày. Thời hạn đã được ấn định. Tài liệu được nộp vào ngày thứ 61 sẽ làm vô hiệu hóa kế hoạch có trách nhiệm.
• Không hoàn trả phần tiền thừa. Nếu chi phí thực tế của người đi công tác thấp hơn mức phụ cấp hàng ngày, khoản chênh lệch phải được hoàn trả trong vòng 120 ngày đối với các khoản trợ cấp cố định. Đối với mức phụ cấp hàng ngày theo quy định của GSA, phần tiền thừa được tự động coi là có căn cứ và không cần phải hoàn trả.
• Thanh toán chi phí ăn ở theo ngày cho người làm việc theo hợp đồng 1099. Sở Thuế vụ Hoa Kỳ (IRS) cho phép thanh toán chi phí ăn ở và sinh hoạt phí theo ngày cho người tự kinh doanh nhưng không cho phép thanh toán chi phí ăn ở, chỉ chấp nhận hóa đơn thực tế.
• Sử dụng mức giá cố định cho tất cả các địa điểm. Một số công ty trả 100 đô la mỗi ngày ở mọi nơi. Mức này thấp hơn mức giá của GSA tại thành phố New York (379 đô la) và cao hơn ở vùng nông thôn Alabama. Sở Thuế vụ Hoa Kỳ (IRS) chỉ xem xét chứng từ dựa trên mức giá do GSA công bố cho từng địa điểm cụ thể.
• Kết hợp phương pháp cao-thấp với tỷ lệ cụ thể của từng thành phố trong cùng một năm. Sở Thuế vụ Hoa Kỳ (IRS) yêu cầu sử dụng nhất quán một phương pháp duy nhất mỗi năm cho mỗi nhân viên.
• Thanh toán phụ cấp hàng ngày cho những ngày nghỉ cá nhân. Người đi công tác kéo dài chuyến đi công tác thứ Sáu thành kỳ nghỉ cá nhân thứ Bảy-Chủ Nhật chỉ được thanh toán phụ cấp hàng ngày cho những ngày làm việc.
• Quên quy tắc 75% của ngày đầu/ngày cuối. Một lỗi thường gặp trong quá trình kiểm toán.

Hầu hết các lỗi này xuất phát từ những lỗ hổng trong chính sách, chứ không phải từ từng nhân viên. Một chính sách phụ cấp công tác phí rõ ràng sẽ nêu rõ mức phụ cấp, thời hạn chứng minh, quy tắc về thời gian cá nhân và mẫu đơn chứng từ, đồng thời đào tạo nhân viên đi công tác một lần khi họ bắt đầu làm việc.

Mathis Curcio

Mathis Curcio is a senior content strategist and NFT specialist at Plisio. With over 5 years of experience in the Web3 space, Mathis focuses on the evolution of NFT ecosystems, digital collectibles, and decentralized ownership models. He creates accessible, insight-driven content that bridges the gap between blockchain innovation and mainstream adoption. His expertise spans NFT market trends, use cases across art and gaming, and the infrastructure powering next-generation tokenized assets.