如何创建电子邮件过滤器：Gmail、Outlook 和 AI

办公室工作人员平均每天收到 117 封电子邮件。这个数字来自微软 2025 年工作趋势指数。同一份报告指出，他们每周大约 28% 的工作时间都花在了处理这些邮件上。全球邮件总量中近一半是垃圾邮件（46.8%，DeBounce 2024 年 12 月数据）。这些垃圾邮件大多是可以预见的，重复且乏味。而且，几乎所有这些邮件都可以通过编写一次规则来处理，而无需每天早上点击鼠标。

这就是邮件过滤器的作用。它们可以避免你手动处理那些千篇一律的邮件。设置好过滤器后，Gmail、Outlook 或 Apple Mail 就会自动标记、归档、转发或删除符合条件的邮件。我在两个 Gmail 账户里设置了大约 30 个过滤器，它们每天大概能帮我节省一个小时。

本指南篇幅较长，因为主题非常深入。Gmail 占据了最详尽的篇幅——Gmail 在全球邮件市场占据主导地位，拥有约 18 亿活跃用户。接下来是 Outlook 和 Apple Mail。然后是搜索运算符，它们可以将过滤器从粗略的工具变成精准的工具。之后是十个值得借鉴的过滤器使用技巧。接下来是人工智能在 2025 年（2026）带来的新变化，最后是编辑/导出功能。您可以直接跳转到感兴趣的部分。

为什么电子邮件过滤器在重复性分类方面仍然优于人工智能

在2026中，支持传统过滤器的理由听起来似乎自相矛盾。Gmail Gemini、Outlook Copilot和Apple Intelligence都能自动整理收件箱，那为什么还要费劲编写规则呢？

原因有二。首先是确定性。规则每次都以相同的方式触发：每张 Stripe 收据都会自动归类到“收据”标签页，每封新闻邮件都会跳过收件箱，每封来自首席财务官的邮件都会被标记星号。而 AI 工具只能进行近似处理。有时这种近似处理是正确的，有时却会将客户邮件误判到“促销”标签页，让你的上午白白浪费。其次是成本。大多数过滤功能在所有消费者邮件客户端中都是免费的。更强大的 AI 功能则需要订阅：Google AI Pro 起价约为每月 20 美元，Microsoft 365 Copilot 每个席位需额外支付 30 美元，Superhuman 的价格也是每月 30 美元。

所以，2026 中使用的模型是分层的。过滤器处理可预测的 80% 信息。人工智能处理模糊的 20% 信息——例如，找出你错过的邮件、总结冗长的邮件往来、在你真正需要的时候起草回复。本指南重点介绍大多数用户会忽略的一层：编写实际规则。

如何在Gmail中创建邮件过滤器（分步指南）

有三种进入方式，结果相同。选择适合当前情况的一种即可。

最快捷的方式是使用搜索栏。看到右侧的小滑块图标了吗？点击它。高级搜索面板会下拉显示。输入发件人、主题、一些关键词、是否需要附件、文件大小（以兆字节为单位）以及日期范围。点击“搜索”。Gmail 会预览搜索结果。如果预览看起来合适，同一面板底部会显示“创建过滤器”。点击一下即可进入操作界面。

方法二从现有邮件入手。打开一封符合条件的邮件。点击顶部工具栏中的三点菜单。选择“筛选此类邮件”。Gmail 会自动填充发件人信息。进一步筛选条件，然后点击“创建”。

第三种方法位于“设置”中。点击齿轮图标，选择“查看所有设置”，然后选择“过滤器和已阻止的地址”，再点击“创建新过滤器”，即可从头开始创建整个过滤器集。当过滤器不与单个示例电子邮件关联时，例如复杂的多域匹配、帐户迁移等，就需要用到这种方法。如果您想从零开始创建过滤器，而不是基于单个示例电子邮件，请使用此方法。

在筛选条件屏幕上，您可以组合搭配以下字段：发件人、收件人、主题、包含特定词语、不包含特定词语、大小（大于或小于）、包含附件、排除聊天记录、日期范围。接下来是操作屏幕，其中包含：跳过收件箱、标记为已读、加星标、应用标签、转发至、删除、永不发送到垃圾邮件、始终标记为重要、从不标记为重要、分类为。Gmail 中最不常用的复选框位于底部：“同时对匹配的对话应用筛选条件”。创建对话时勾选此复选框，您的所有历史邮件存档都将与新邮件一样处理。成千上万封旧邮件将一次性迁移。

谷歌从未公布过官方的过滤器数量上限。实际上，用户反映过滤器数量超过大约 1000 个后，速度就会变慢。如果你需要超过 50 个过滤器，那很可能是你想得太多了。真正有效的模式是：一套目标明确、用途清晰的规则，其余一切都由 Gmail 的搜索功能处理。

让过滤器功能强大的 Gmail 搜索运算符

过滤器的精确度取决于你设定的条件。Gmail 的搜索运算符是秘密武器。在“包含以下词语”字段中组合使用这些运算符，即可编写出能够精准捕捉你意图并排除其他所有内容的过滤器。

像串联数据库查询一样将这些语句组合起来。`from:(*@vendor.com) has:attachment filename:pdf older_than:90d` 匹配供应商超过三个月的所有 PDF 发票。这种过滤器只需编写一次即可，无需后续操作。

10 个真正能节省时间的 Gmail 过滤器技巧

这十个方法涵盖了收件箱中大部分重复性工作。复制筛选条件，粘贴到“包含关键词”或相关字段中，然后选择操作即可。

第九个妙招被低估了。Gmail（以及许多其他邮件服务商）接受带有“+”后缀的地址。使用“[email protected]”注册新闻邮件，您就可以按收件人字段进行筛选，而无需猜测关键词。Stripe 会将邮件发送到一个地址，Substack 的作者会发送到另一个地址，这样您的筛选器就不会遗漏任何邮件。

在最后一步勾选“同时将过滤器应用于匹配的对话”复选框，即可对每个新过滤器应用到现有邮件。首次设置十几个过滤器时，预计会生成数千封存档邮件，并且您的收件箱看起来会像别人的一样。

Outlook 和 Apple Mail 中的电子邮件规则

Outlook 称之为规则，Apple Mail 也称之为规则。概念相同，只是机制略有不同。两者都有效。

首先是 Outlook。快捷方式：右键单击任意邮件，将鼠标悬停在“规则”上，然后选择“创建规则”。只需点击三下即可完成。如需更精细的控制，请打开“设置”，然后依次打开“邮件”、“规则”和“添加新规则”。新版 Outlook 每个帐户大约支持 500 条服务器端规则。规则涵盖常见内容，例如发件人、主题、重要性、附件状态、收件人等等。操作包括移动到文件夹、转发、删除、固定、标记为已读、标记、分类，以及鲜为人知的“停止处理后续规则”。经典版 Outlook 桌面的规则编辑器略有不同，但逻辑相同。“快速处理”按钮位于“归档”按钮旁边，只需单击一下即可完成：可用于快速处理单个邮件，但不能替代实际的规则。如果您希望所有邮件都由规则处理，可以在“设置”中关闭 Outlook 的 AI 优先收件箱选项卡。

接下来是 Apple Mail。这里有两个并行运行的系统，大多数用户都没有意识到。本地规则位于 Mac 的“设置”→“规则”中。它们仅在 Mac 上的 Mail.app 打开时才会生效。服务器端规则则位于 icloud.com → Mail → 设置（齿轮图标）→规则中。这些规则在 Apple 的服务器上持续运行。无论您的 Mac 是否处于唤醒状态，它们都会触发，这在大多数情况下都是您所需要的。iCloud 每个帐户最多只能创建 500 条服务器规则，Apple 指出，新建或编辑的规则最多需要 15 分钟才能生效——当遇到问题时，这一点值得注意。iOS Mail 不允许您在应用内创建规则，但每个 iCloud 服务器规则在 iPhone 上的应用方式与在 Mac 上相同。

三个平台的条件和操作高度重叠。Outlook 添加了“标记”功能以便后续跟进。Apple Mail 可以在收到匹配邮件时播放声音。Gmail 的操作集最为丰富。跨平台模式完全相同：只需编写一次规则，服务器即可永久执行。

人工智能将如何改变2025年的电子邮件过滤方式？-2026

传统的规则引擎并未消失。与之相伴的是新一代人工智能功能，它们能够自动完成规则无法捕捉的更复杂、更模糊的分类工作。

Gmail Gemini。谷歌的人工智能以两层架构内置于 Gmail 中。线程级 AI 概览——即长邮件线程的简短摘要——对个人帐户免费开放（2026）。更深层次的功能，例如“询问收件箱”自然语言搜索和 AI 收件箱自动优先级排序，则需要 Google AI Pro 或 Ultra 版本。“帮我写作”和“帮我校对”功能会在任何回复中提供草稿建议。这些功能并非取代过滤器，而是用于捕捉过滤器遗漏的邮件。

Outlook Copilot。Microsoft 365 Copilot 的邮件层提供摘要、指导（实时语气反馈）、草稿和日程安排功能。今年 4 月，微软推出了 Copilot Agent Mode，用于持续的邮件分类——这项始终在线的 AI 功能可以整理新邮件、起草回复以供审核，并突出显示紧急邮件。Copilot Agent Mode 是目前最接近真正 AI 收件箱管理器的产品，Microsoft 365 订阅用户每月需支付 30 美元/席位。

Apple Intelligence Mail 是一款智能邮件应用，预计将于 2025 年前陆续推出。这项苹果设备端人工智能技术带来“优先邮件”（收件箱顶部的精选邮件列表）、邮件摘要以及自动分类功能，邮件可分为“主要”、“事务性”、“更新”和“促销”四类。它是唯一一款在设备本地运行的主要邮件应用，如果您的收件箱包含敏感信息，这将极大地保护您的隐私。

值得关注的独立软件。Notion于 2025 年 4 月 15 日推出 Notion Mail，它基于 Gmail 账户，支持创建简洁易懂的规则——例如，“将所有来自风险投资人的邮件发送到稍后阅读列表”只需一句命令即可完成。Superhuman 于 2025 年 7 月被 Grammarly 收购（其母公司于 2025 年 10 月更名为 Superhuman），率先为愿意每月支付 30 美元的用户提供自动草稿、自动分类和自动标签功能。Shortwave 和 Spark 则以更低的价格提供类似的功能。

行之有效的实用模型：对可预测的模式保留你的规则，对其他情况叠加人工智能，并将人工智能的建议视为建议而不是判决。

编辑、删除、导入和导出 Gmail 过滤器

账户中的所有筛选条件都集中在一个屏幕上。依次点击“设置”→“查看所有设置”→“筛选条件和已屏蔽地址”。每行右侧都有一个“编辑”链接和一个“删除”链接。“编辑”会重新打开创建流程中的两步筛选条件和操作面板。“保存”会覆盖原有规则。“删除”则会在不确认的情况下直接删除规则。

同一屏幕上，每个过滤器旁边都有一个小复选框，底部还有一个“导出”按钮。勾选所需选项，然后点击“导出”。Gmail 会下载一个 `mailFilters.xml` 文件。该文件可移植。迁移到新邮箱地址、与团队成员共享已测试的过滤器集，或为新员工克隆系统收件箱设置时，都可以将此文件导入到另一个 Gmail 帐户。同一屏幕上的“导入”按钮接受相同的 XML 架构。过滤器会按照列表中的顺序应用；如果优先级对您的特定用例很重要，可以通过删除并重新创建来重新排序。

Jordan Morris

Jordan Morris is an AI expert with over a decade of experience and the author of a widely-read blog focused on artificial intelligence. His content spans a range of topics—from the ethics of machine learning to real-world applications of neural networks in business. Known for his clear writing and deep insights, Jordan has become a trusted voice in the AI community, appealing to both newcomers and seasoned professionals alike.