ซอฟต์แวร์บัญชี SaaS: คู่มือเครื่องมือและคุณสมบัติที่ดีที่สุด

ซอฟต์แวร์บัญชี SaaS: คู่มือเครื่องมือและคุณสมบัติที่ดีที่สุด

ซอฟต์แวร์บัญชีที่สร้างขึ้นสำหรับธุรกิจผลิตภัณฑ์จะมองการขายแต่ละครั้งเป็นเหตุการณ์ที่จบลงอย่างสมบูรณ์ เงินเข้ามา บันทึกรายได้ แล้วก็จบไป แต่บริษัท SaaS ทำแบบนั้นไม่ได้ ลูกค้าจ่ายเงินให้คุณ 12,000 ดอลลาร์ในเดือนมกราคมเพื่อใช้งานหนึ่งปี — แต่คุณยังไม่ได้รับรายได้ใดๆ เลย คุณจะได้รับรายได้เป็นรายเดือน ใน 12 งวดเท่าๆ กัน ในขณะที่ส่วนที่เหลือจะถูกบันทึกเป็นหนี้สินในงบดุลของคุณ

ความแตกต่างเชิงโครงสร้างเพียงเล็กน้อยนั้นส่งผลกระทบต่อทุกสิ่ง ไม่ว่าจะเป็นตัวชี้วัดที่คุณติดตาม ระยะเวลาในการปิดบัญชีสิ้นเดือน หรือสิ่งที่ผู้ตรวจสอบบัญชีของคุณต้องการ หากเลือกซอฟต์แวร์บัญชี SaaS ที่ไม่เหมาะสม ทีมการเงินของคุณจะเสียเวลาไปกับการส่งออกไฟล์ CSV และการกระทบยอดสเปรดชีตแทนที่จะปิดบัญชีให้เสร็จภายในสองวัน คู่มือนี้จะช่วยคุณหลีกเลี่ยงปัญหาเหล่านั้น

การบัญชี SaaS คืออะไร และแตกต่างจากการบัญชีทั่วไปอย่างไร

การบัญชี SaaS จัดการบันทึกทางการเงินของธุรกิจซอฟต์แวร์แบบสมัครสมาชิก ในแง่ผิวเผินมันดูเหมือนการทำบัญชีทั่วไป เช่น รายรับ ค่าใช้จ่าย กระแสเงินสด แต่ความแตกต่างอยู่ที่โครงสร้าง

เมื่อลูกค้าเซ็นสัญญารายปีและชำระเงินล่วงหน้า เงินจำนวนนั้นไม่สามารถบันทึกเป็นรายได้ได้ทันที แต่จะอยู่ในงบดุลในฐานะรายได้รอรับรู้ ซึ่งจะรับรู้เป็นรายเดือนเมื่อมีการส่งมอบบริการ ความแตกต่างเพียงเล็กน้อยนี้ทำให้การบัญชีของ SaaS แตกต่างอย่างสิ้นเชิงจากการขายผลิตภัณฑ์ ซึ่งรายได้จะเกิดขึ้นทันทีที่การทำธุรกรรมเสร็จสมบูรณ์

มิติ การบัญชีแบบดั้งเดิม การบัญชี SaaS
จังหวะการสร้างรายได้ จุดขาย ได้รับการยอมรับตลอดระยะเวลาการสมัครสมาชิก
ตัวชี้วัดหลัก รายได้รวม ต้นทุนสินค้าขาย กำไรสุทธิ MRR, ARR, อัตราการเลิกจ้าง, NRR, LTV
รูปแบบการเรียกเก็บเงิน ใบแจ้งหนี้แบบครั้งเดียว รอบการสมัครสมาชิกแบบต่อเนื่อง
ความรับผิดชอบหลัก เจ้าหนี้การค้า รายได้รอรับรู้
การมุ่งเน้นด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบ GAAP, ภาษีท้องถิ่น การรับรู้รายได้ตามมาตรฐาน ASC 606 / IFRS 15

ช่องว่างจะกว้างขึ้นอย่างรวดเร็วเมื่อขนาดธุรกิจเพิ่มขึ้น การต่ออายุ การอัปเกรด การลดระดับ การยกเลิกกลางคัน แต่ละรายการต้องใช้รายการบันทึกบัญชีที่แตกต่างกัน หากทำรายการเหล่านี้ด้วยตนเองในปริมาณมาก ข้อผิดพลาดจะเริ่มสะสม กำหนดเวลาปิดบัญชีจะยืดเยื้อ และผู้ตรวจสอบบัญชีจะไม่พอใจ

คุณสมบัติหลักที่เครื่องมือบัญชี SaaS ทุกตัวควรมี

ซอฟต์แวร์บัญชีทั่วไปจัดการเรื่องใบแจ้งหนี้ ค่าใช้จ่าย และการเชื่อมต่อบัญชีธนาคาร เหมาะสำหรับฟรีแลนซ์ แต่ธุรกิจ SaaS ต้องการความสามารถเพิ่มเติมในการจัดการการสมัครสมาชิกและรายได้ประจำ ซึ่งเครื่องมือทั่วไปส่วนใหญ่ไม่มี หรือไม่ก็ต้องใช้การแก้ปัญหาแบบชั่วคราวที่ยุ่งยาก

คุณสมบัติที่สำคัญอย่างแท้จริงสำหรับธุรกิจสมัครสมาชิกที่สร้างรายได้จริง:

  • การรับรู้รายได้อัตโนมัติ เครื่องมือนี้ใช้หลักเกณฑ์ ASC 606 หรือ IFRS 15 โดยอัตโนมัติ บันทึกรายได้รอรับรู้เมื่อเริ่มต้นสัญญา และปล่อยรายได้นั้นออกมาในช่วงระยะเวลาที่รับรู้ ไม่ต้องบันทึกรายการบัญชีด้วยตนเอง
  • การติดตามรายได้รอรับรู้ ตารางแบบเรียลไทม์ที่แสดงจำนวนเงินที่เรียกเก็บเทียบกับจำนวนเงินที่ได้รับจริง โดยแยกตามลูกค้าและสัญญา ข้อกำหนดการตรวจสอบรายการย่อยในระดับ Series A ขึ้นไป
  • การผสานรวมระบบจัดการการสมัครสมาชิก เชื่อมต่อโดยตรงกับ Stripe, Chargebee, Recurly หรือ Paddle เพื่อให้ข้อมูลการเรียกเก็บเงินซิงค์โดยอัตโนมัติ แทนที่จะต้องนำเข้าด้วยตนเอง
  • การรายงาน MRR และ ARR แดชบอร์ดในตัวที่แสดงรายได้ประจำรายเดือนและรายปี การขยายตัว การหดตัว และการสูญเสียลูกค้า ไม่ใช่แค่ตัวเลขรายได้ตามมาตรฐาน GAAP เท่านั้น
  • รองรับหลายสกุลเงินและหลายนิติบุคคล บริษัท B2B SaaS ที่ขายสินค้าในระดับสากลต้องการงบการเงินรวมของบริษัทสาขาต่างๆ โดยไม่ต้องคำนวณสกุลเงินด้วยตนเอง
  • บันทึกการตรวจสอบ ทุกการปรับปรุง เหตุการณ์การรับรู้ และการเปลี่ยนแปลงการเรียกเก็บเงินจะถูกบันทึกพร้อมประทับเวลาและผู้ใช้ มีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับการตรวจสอบสถานะของนักลงทุนและการตรวจสอบจากภายนอก

หากไม่มีสิ่งเหล่านี้ ทีมการเงินของคุณจะต้องเสียเวลาหลายชั่วโมงในแต่ละรอบการปิดบัญชีเพื่อส่งออกไฟล์ CSV และสร้างตารางรายได้ใหม่ในสเปรดชีต นั่นหมายความว่ากระบวนการทางบัญชีของคุณต้องดำเนินการด้วยตนเองโดยไม่จำเป็น

ซอฟต์แวร์บัญชี SaaS: คู่มือเครื่องมือและคุณสมบัติที่ดีที่สุด

ซอฟต์แวร์บัญชี SaaS ที่ดีที่สุดตามแต่ละขั้นตอน

ซอฟต์แวร์บัญชีที่เหมาะสมสำหรับสตาร์ทอัพในระยะเริ่มต้น มักจะไม่ใช่ตัวเลือกที่ถูกต้องเมื่อมีรายได้ต่อปี 3 ล้านดอลลาร์ ตัวเลือกที่ถูกต้องเมื่อมีรายได้ต่อปี 3 ล้านดอลลาร์ มักจะคุ้มค่าเมื่อมีรายได้ต่อปี 20 ล้านดอลลาร์ ความเหมาะสมกับแต่ละช่วงของธุรกิจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในด้านความลึกของการจัดการการสมัครสมาชิกและการทำงานอัตโนมัติในการรับรู้รายได้ มีความสำคัญมากกว่ารายการคุณสมบัติของซอฟต์แวร์

เครื่องมือ เหมาะที่สุดสำหรับ จุดแข็งที่สำคัญ ราคาโดยประมาณ/เดือน จุดที่เหมาะสมที่สุดของ ARR
QuickBooks Online ระยะเริ่มต้น ก่อนการระดมทุน ใช้งานง่าย รองรับการเชื่อมต่อกับแอปพลิเคชันมากกว่า 650 รายการ 30–200 ดอลลาร์ น้อยกว่า 500,000 ดอลลาร์สหรัฐ
ซีโร่ ทีมงานระดับโลกในระยะเริ่มต้น รองรับหลายสกุลเงิน เชื่อมต่อกับแอปพลิเคชันมากกว่า 800 รายการ 15–78 ดอลลาร์ น้อยกว่า 500,000 ดอลลาร์สหรัฐ
เฟรชบุ๊คส์ ผู้ก่อตั้งคนเดียว, สตาร์ทอัพยุคแรก การออกใบแจ้งหนี้, งบกำไรขาดทุนแบบง่าย 19–55 ดอลลาร์ ก่อนรายได้
Maxio (SaaSOptics) ระยะการเจริญเติบโต ระบบอัตโนมัติในการบันทึกรายได้ การรายงานกลุ่มผู้เข้าร่วมโครงการ 500 ดอลลาร์ขึ้นไป 500,000 - 5 ล้านดอลลาร์สหรัฐ
ชาร์จบี ระยะการเจริญเติบโต ระบบเรียกเก็บเงินค่าสมัครสมาชิก + ชั้นบัญชี 249–549 ดอลลาร์สหรัฐ 500,000 - 10,000 ล้านดอลลาร์
เซจ อินแทคท์ การขยายขนาด, หลายหน่วยงาน การรายงานระดับ IPO การรวมกิจการ กำหนดเอง > 5 ล้านเหรียญสหรัฐ
เน็ตสวีท องค์กร ระบบ ERP เต็มรูปแบบ สำหรับบริษัทลูกหลายแห่ง กำหนดเอง > 10 ล้านดอลลาร์

ราคาเริ่มต้นอยู่ที่ 19 ถึง 275 ดอลลาร์ต่อเดือน แพลตฟอร์มระดับองค์กรนั้นปรับแต่งได้ตามความต้องการ ช่องว่างด้านต้นทุนที่แท้จริงไม่ได้อยู่ที่ค่าธรรมเนียมรายเดือน แต่เป็นเวลาที่ใช้ในการปิดบัญชี ทีมที่ใช้ QuickBooks ในช่วงการเติบโตมักจะปิดบัญชีภายใน 8-10 วันทำการ เครื่องมือบัญชีแบบ SaaS ที่สร้างขึ้นมาโดยเฉพาะจะช่วยลดเวลาดังกล่าวเหลือเพียง 2-3 วัน สำหรับรายได้ประจำปี 2 ล้านดอลลาร์และทีมการเงินขนาดเล็ก ความแตกต่างนี้จะเพิ่มพูนขึ้นทุกเดือน

QuickBooks เป็นโปรแกรมที่บริษัท SaaS ส่วนใหญ่เริ่มต้นใช้งาน เนื่องจากมีฐานลูกค้าด้านบัญชีขนาดใหญ่และราคาต่ำ ส่วน Xero มีข้อได้เปรียบมากกว่าสำหรับธุรกิจแบบสมัครสมาชิกระหว่างประเทศ เพราะรองรับหลายสกุลเงินได้โดยตรงและมีแอปพลิเคชันให้ใช้งานมากกว่า 800 แอป ทั้งสองโปรแกรมจะถึงจุดสูงสุดเมื่อปริมาณการรับรู้รายได้ต่อปี (ARR) สูงกว่า 500,000 ถึง 1 ล้านดอลลาร์สหรัฐฯ และปริมาณดังกล่าวจะเติบโตเกินกว่าที่โปรแกรมจะรองรับได้

Maxio ซึ่งเดิมชื่อ SaaSOptics มักถูกกล่าวถึงบ่อยที่สุดโดยทีมการเงินของบริษัท SaaS ที่อยู่ในช่วงเติบโต ซึ่งได้เปลี่ยนมาใช้ซอฟต์แวร์ของพวกเขา ลูกค้าของพวกเขารายงานว่าสามารถปิดบัญชีรายรับได้เร็วขึ้น 58% หลังจากย้ายจากซอฟต์แวร์บัญชีทั่วไป ตัวเลขดังกล่าวสะท้อนถึงการลดงานบันทึกรายรับด้วยตนเอง ไม่ใช่ข้ออ้างเกี่ยวกับตัวผลิตภัณฑ์

การรับรู้รายได้จาก SaaS และการปฏิบัติตามมาตรฐาน ASC 606

ลองถาม CFO ของบริษัท SaaS คนไหนก็ได้ว่าข้อผิดพลาดทางการบัญชีส่วนใหญ่ซ่อนอยู่ที่ไหน พวกเขามักจะตอบเหมือนกันว่า: การรับรู้รายได้ ไม่ใช่เพราะมันเข้าใจยาก แต่เพราะกระบวนการแบบใช้แรงงานคนในระดับใหญ่ทำให้แทบเป็นไปไม่ได้เลยที่จะรักษาความถูกต้องแม่นยำ

ASC 606 (IFRS 15 ในระดับสากล) คือมาตรฐานที่ใช้บังคับ หากทำผิดพลาด คุณจะไม่ต้องเจอกับการปรับปรุงเล็กน้อย แต่คุณจะเจอกับการแสดงข้อมูลทางการเงินที่ผิดพลาดอย่างมีนัยสำคัญ ซึ่งอาจทำให้การระดมทุนหยุดชะงัก การตรวจสอบบัญชีล่าช้าไปสามเดือน หรือก่อให้เกิดความเสี่ยงทางกฎหมายอย่างแท้จริง

โมเดลนี้มีห้าขั้นตอน สัญญา SaaS ทุกฉบับจะต้องผ่านทุกขั้นตอน ไม่ว่าคุณจะดำเนินการด้วยตนเองหรือใช้ระบบอัตโนมัติก็ตาม:

  1. ระบุสัญญา สัญญาสมัครสมาชิกที่ลงนามแล้ว แบบฟอร์มสั่งซื้อ หรือใบสั่งซื้อสินค้า ล้วนเป็นหลักฐานที่แสดงถึงข้อผูกพันทางกฎหมาย
  2. ระบุภาระผูกพันด้านประสิทธิภาพ ลูกค้าจ่ายเงินเพื่ออะไรกันแน่? โดยทั่วไปแล้ว ใบอนุญาต SaaS เดียวถือเป็นภาระผูกพันหนึ่งอย่าง บริการติดตั้งหรือการสนับสนุนแบบแพ็กเกจถือเป็นภาระผูกพันแยกต่างหากที่ต้องได้รับการจัดการอย่างเหมาะสม
  3. กำหนดราคาธุรกรรม มูลค่าสัญญารวมสุทธิหลังจากหักส่วนลดและค่าตอบแทนผันแปร เช่น ค่าใช้จ่ายส่วนเกินหรือค่าธรรมเนียมความสำเร็จ
  4. กำหนดราคาธุรกรรม หากมีภาระผูกพันหลายรายการ ให้แบ่งราคาตามราคาขายแยกของแต่ละรายการ
  5. รับรู้รายได้เมื่อชำระภาระผูกพันครบถ้วนแล้ว สำหรับการสมัครสมาชิก 12 เดือน จะรับรู้เป็น 1/12 ของยอดรวมในแต่ละเดือน

นี่คือสิ่งที่ปรากฏในงบดุล ลูกค้าจ่ายเงิน 12,000 ดอลลาร์ในเดือนมกราคมสำหรับระยะเวลาหนึ่งปี เงินทั้งหมดจะบันทึกเป็นรายได้รอรับรู้ในวันแรก ซึ่งเป็นหนี้สิน ไม่ใช่รายได้ ตั้งแต่เดือนมกราคมถึงธันวาคม เงินจำนวน 1,000 ดอลลาร์จะเปลี่ยนจากรายได้รอรับรู้เป็นรายได้รับรู้ในแต่ละเดือน จนถึงเดือนธันวาคม ยอดคงเหลือของรายได้รอรับรู้จะเป็นศูนย์ และเงิน 12,000 ดอลลาร์ก็ถือเป็นรายได้ที่ได้รับแล้วอย่างสมบูรณ์

หากมีสัญญา 20 ฉบับ โปรแกรมสเปรดชีตก็จัดการได้ดี แต่หากมีสัญญา 50 ฉบับที่มีวันเริ่มต้นที่แตกต่างกัน ระดับราคาที่กำหนดเอง และการแก้ไขระหว่างงวด การรับรู้รายได้จาก SaaS ด้วยตนเองจะเริ่มก่อให้เกิดข้อผิดพลาดมากขึ้นทุกรอบการปิดบัญชี ซอฟต์แวร์บัญชีที่ดีจะช่วยขจัดข้อผิดพลาดเหล่านั้นได้อย่างสมบูรณ์โดยการประมวลผลตรรกะนี้โดยอัตโนมัติ

ตัวชี้วัดสำคัญของ SaaS ที่ระบบบัญชีของคุณควรติดตาม

ธุรกิจ SaaS ดำเนินงานด้วยตัวเลขที่สมุดบัญชีทั่วไปแบบมาตรฐานไม่สามารถสร้างได้ ซอฟต์แวร์บัญชีที่ดีจะแสดงตัวเลขเหล่านั้นโดยตรงในรูปแบบแดชบอร์ดที่เชื่อมโยงกับข้อมูลการเรียกเก็บเงินและรายได้ ไม่ใช่ในรูปแบบไฟล์ส่งออกที่ต้องนำไปประมวลผลที่อื่น

นี่คือตัวชี้วัดสำคัญของ SaaS ที่ระบบบัญชีของคุณต้องรายงานอย่างถูกต้อง:

เมตริก สิ่งที่มันวัด เหตุใดซอฟต์แวร์บัญชีจึงต้องแสดงข้อมูลนี้
เอ็มอาร์อาร์ รายได้ประจำเดือนรวม ตัวชี้วัดสุขภาพหลัก; ขับเคลื่อนตัวชี้วัด SaaS อื่นๆ ทั้งหมด
อาร์อาร์อาร์ รายได้ประจำปีที่เกิดขึ้นซ้ำๆ ตัวหารมาตรฐานสำหรับการประเมินมูลค่าและการพยากรณ์
อัตราการเลิกใช้บริการ รายได้ประจำเดือนที่สูญเสียไปจากการยกเลิก สารประกอบเกิดขึ้นอย่างรวดเร็ว จำเป็นต้องตรวจสอบข้อมูลแบบเรียลไทม์เพื่อดำเนินการแก้ไข
การรักษารายได้สุทธิ การเติบโตของรายได้จากลูกค้าเดิม หากเกิน 100% หมายความว่าการขยายตัวจะชดเชยการสูญเสียลูกค้าทั้งหมด
ยอดคงเหลือรายได้รอรับรู้ รายได้ที่เรียกเก็บแล้วแต่ยังไม่ได้รับจริง ภาระผูกพันในงบดุล; ลำดับความสำคัญของผู้ตรวจสอบบัญชี
การคืนทุน CAC ต้องใช้เวลาหลายเดือนกว่าจะคืนทุนค่าใช้จ่ายในการซื้อกิจการ วัดจากรายได้ที่ปรับตามอัตรากำไรขั้นต้น
อัตรากำไรขั้นต้น รายได้หักต้นทุนสินค้าขาย เกณฑ์มาตรฐาน SaaS อยู่ที่ 70–90%; หากต่ำกว่า 70% แสดงว่ามีปัญหาเรื่องต้นทุน

บริษัท SaaS ที่ติดตามตัวชี้วัดเหล่านี้ในสเปรดชีตมักใช้เวลามากกว่า 10 ชั่วโมงต่อรอบการปิดบัญชีในการกระทบยอดด้วยตนเอง นั่นคือเวลาจริง ไม่ใช่ภาพจำลอง ช่องว่างเวลาในการปิดบัญชีระหว่างซอฟต์แวร์บัญชีทั่วไปและซอฟต์แวร์บัญชีเฉพาะทางนั้นส่งผลโดยตรงต่อขีดความสามารถของทีมการเงิน

วิธีเลือกซอฟต์แวร์บัญชีสำหรับ SaaS ของคุณ

การตัดสินใจครั้งนี้ไม่ได้เกี่ยวกับการค้นหาเครื่องมือ "ที่ดีที่สุด" จากรายการจัดอันดับใดๆ แต่เกี่ยวกับการจับคู่ความสามารถกับความซับซ้อนในปัจจุบันของคุณและการเติบโตในอีก 18 เดือนข้างหน้า

ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:

  1. เปรียบเทียบความสามารถที่มีอยู่กับความสามารถที่ต้องการ คุณต้องการการปฏิบัติตามมาตรฐาน ASC 606 แบบอัตโนมัติหรือไม่ ? การรวมบัญชีหลายสกุลเงิน? การรายงาน MRR ระดับกลุ่มลูกค้า? จดข้อกำหนดเหล่านั้นลงไปก่อนที่จะพิจารณาผู้ให้บริการรายใด
  2. ตรวจสอบความเข้ากันได้ของระบบการเรียกเก็บเงิน หากคุณเรียกเก็บเงินผ่าน Stripe, Chargebee หรือ Recurly ตรวจสอบให้แน่ใจว่าซอฟต์แวร์บัญชีของคุณมีการเชื่อมต่อแบบสองทางโดยตรง ไม่ใช่แค่การส่งออกไฟล์ CSV
  3. ทดสอบประสิทธิภาพเวลาในการปิดบัญชีของคุณ หากการปิดบัญชีสิ้นเดือนใช้เวลานานกว่าห้าวันทำการ และปัญหาคอขวดอยู่ที่การกระทบยอดข้อมูลการเรียกเก็บเงิน นั่นเป็นปัญหาของเครื่องมือ มันจะไม่แก้ไขตัวเองได้
  4. ประเมินความสามารถในการขยายขนาด เครื่องมือนี้สามารถรองรับปริมาณสัญญาที่เพิ่มขึ้น 10 เท่าโดยไม่ต้องย้ายแพลตฟอร์มได้หรือไม่ การย้ายแพลตฟอร์มนั้นใช้เวลาถึงหกเดือน ซึ่งเป็นช่วงเวลาที่เสียสมาธิมากที่สุด
  5. ยืนยันความพร้อมสำหรับการตรวจสอบบัญชี นักลงทุนในรอบ Series A และผู้ตรวจสอบบัญชีต้องการตารางรายได้รอรับรู้ นโยบายการรับรู้รายได้ และรายงานการกระทบยอดการเรียกเก็บเงินกับบัญชีแยกประเภททั่วไปที่ดึงมาจากระบบโดยตรง

การตัดสินใจด้านการเงินของ SaaS ที่เร่งรีบในช่วงการเติบโต มักจะถูกนำมาทบทวนอีกครั้งในช่วงระดมทุนหรือก่อนการตรวจสอบบัญชี ซึ่งเป็นช่วงเวลาที่แย่ที่สุดที่จะพบว่าคุณกำลังใช้แพลตฟอร์มที่ไม่เหมาะสม

สัญญาณที่บ่งบอกว่าระบบบัญชีของคุณเริ่มไม่รองรับการเติบโตของคุณแล้ว

บริษัท SaaS ส่วนใหญ่ไม่ได้ประสบปัญหาซอฟต์แวร์บัญชีล้าสมัยภายในไตรมาสเดียว สัญญาณต่างๆ จะเริ่มปรากฏขึ้นในช่วงหกถึงสิบสองเดือน แล้วในที่สุดก็เกิดปัญหาขึ้นในเวลาที่ไม่เหมาะสมที่สุด

โปรดสังเกตสิ่งเหล่านี้:

  • การปิดบัญชีใช้เวลานานกว่าห้าวันทำการ หากใช้เวลาถึงหนึ่งสัปดาห์เต็มในช่วงสิ้นเดือน มักบ่งชี้ว่าต้องทำการกระทบยอดด้วยตนเองระหว่างบัญชีเรียกเก็บเงินและบัญชีแยกประเภททั่วไป
  • การรับรู้รายได้นั้นเกิดขึ้นนอกระบบบัญชี หากตารางการรับรู้รายได้ของคุณอยู่ในสเปรดชีต คุณจะไม่มีบันทึกการตรวจสอบอัตโนมัติ ผู้ตรวจสอบบัญชีจะสังเกตเห็นเรื่องนี้ได้อย่างรวดเร็ว
  • คุณไม่สามารถจัดทำรายงาน MRR ระดับกลุ่มลูกค้าได้ นักลงทุนในรอบ Series A คาดหวัง MRR แยกตามกลุ่มลูกค้าใหม่ การขยายตัว การหดตัว และการเปลี่ยนแปลงของลูกค้า หากคุณสร้างรายงานเหล่านี้ด้วยตนเอง คุณจะตามหลังก่อนที่การประชุมจะเริ่มขึ้น
  • ผู้ตรวจสอบบัญชีมักขอให้ส่งออกข้อมูลด้วยตนเอง หากระบบบัญชีของคุณไม่สามารถสร้างข้อมูลได้โดยตรง แสดงว่าระบบนั้นไม่น่าเชื่อถือสำหรับนักลงทุน
  • การเรียกเก็บเงินและบัญชีแยกประเภททั่วไป (GL) ไม่ได้ทำการกระทบยอดโดยอัตโนมัติ การนำเข้าข้อมูลด้วยตนเองจากแพลตฟอร์มการจัดการการสมัครสมาชิกหรือแพลตฟอร์มการเรียกเก็บเงินของคุณจะทำให้เกิดข้อผิดพลาดในปริมาณมาก

เส้นทางการย้ายระบบสำหรับธุรกิจ SaaS ส่วนใหญ่คือ: ใช้ QuickBooks หรือ Xero ในช่วงเริ่มต้น เพิ่มระบบรับรู้รายได้เมื่อมีรายได้ต่อปี 1-2 ล้านดอลลาร์ จากนั้นเปลี่ยนไปใช้แพลตฟอร์มเต็มรูปแบบเมื่อมีรายได้ต่อปี 3-5 ล้านดอลลาร์ เมื่อระบบเดิมเริ่มใช้งานไม่ได้ผล การเปลี่ยนระบบเต็มรูปแบบเมื่อมีรายได้ต่อปี 1.5 ล้านดอลลาร์ ก่อนที่จะกลายเป็นเรื่องเร่งด่วน จะเจ็บปวดน้อยกว่าการเปลี่ยนไปใช้แพลตฟอร์มเต็มรูปแบบในช่วงกลางรอบระดมทุน Series B เมื่อไม่มีใครมีเวลาเหลือแล้ว

ซอฟต์แวร์บัญชี SaaS: คู่มือเครื่องมือและคุณสมบัติที่ดีที่สุด

คริปโตเคอร์เรนซีและการชำระเงินทางเลือกในอุตสาหกรรมการเงิน SaaS

ปัจจุบันบริษัท SaaS จำนวนมากรับชำระเงินด้วยคริปโตเคอร์เรนซีจากลูกค้าทั่วโลก โดยเฉพาะในตลาดที่มีการใช้คริปโตเคอร์เรนซีอย่างแพร่หลาย เครื่องมือสำหรับนักพัฒนา ผลิตภัณฑ์ที่รองรับคริปโตเคอร์เรนซีโดยเฉพาะ และตลาดที่มีการคุ้มครองโดยบัตรเครดิตไม่ครอบคลุมมากนัก ผลกระทบทางด้านบัญชีนั้นมีอยู่จริงและมักถูกประเมินต่ำเกินไป

การรับเงินคริปโตจะถูกบันทึกตามมูลค่าตลาดที่เป็นธรรม ณ เวลาที่ได้รับ หากการชำระเงินนั้นครอบคลุมค่าสมัครสมาชิก ตารางรายได้รอรับรู้ยังคงใช้ได้ คุณเพียงแค่แปลงจำนวนเงินนั้นเป็นสกุลเงินหลักของคุณก่อน การเปลี่ยนแปลงราคาใดๆ ระหว่างการรับเงินและการแปลงจะสร้างกำไรหรือขาดทุนที่เกิดขึ้นจริงหรือที่ยังไม่เกิดขึ้นจริง ซึ่งจะแยกต่างหากจากรายได้จากการสมัครสมาชิกในงบกำไรขาดทุนของคุณ

การจัดการด้วยตนเองนั้นยุ่งยากและซับซ้อนอย่างรวดเร็ว โปรแกรมประมวลผลการชำระเงินที่ออกแบบมาสำหรับธุรกิจแบบสมัครสมาชิก เช่น Plisio จะจัดการการแปลงสกุลเงิน การออกใบแจ้งหนี้ และการส่งข้อมูลผ่านเว็บฮุค เพื่อให้ระบบการเรียกเก็บเงินของคุณได้รับธุรกรรมที่เทียบเท่ากับสกุลเงินทั่วไปอย่างราบรื่น ตารางรายได้รอรับรู้ของคุณยังคงอยู่เหมือนเดิม บัญชีแยกประเภททั่วไปของคุณยังคงชัดเจน และกระบวนการทางบัญชีของคุณยังคงสอดคล้องกันไม่ว่าลูกค้าจะใช้สกุลเงินใดก็ตาม

การบัญชีสำหรับ SaaS เป็นปัญหาประเภทหนึ่งที่มักซ่อนเร้นได้ดีในระดับเล็กๆ QuickBooks ที่รายได้ประจำปี 100,000 ดอลลาร์สหรัฐฯ นั้นก็ใช้ได้ดี แต่ปัญหาจะเริ่มปรากฏเมื่อระยะเวลาปิดบัญชีเริ่มยืดเยื้อ การรับรู้รายได้ของ SaaS ซับซ้อนขึ้น และผู้ตรวจสอบบัญชีรายแรกของคุณขอรายงานที่ระบบบัญชีของคุณไม่สามารถสร้างได้ การเลือกซอฟต์แวร์บัญชี SaaS ที่เหมาะสมล่วงหน้าหนึ่งขั้น แทนที่จะรอจนกว่าปัญหาจะเกิดขึ้นแล้ว จึงจะแก้ไขได้ เป็นหนึ่งในการตัดสินใจที่สมเหตุสมผลที่สุดสำหรับผู้ก่อตั้ง SaaS

มีคำถามอะไรไหม?

ซอฟต์แวร์บัญชีนี้สร้างขึ้นโดยเน้นกลไกรายได้จากการสมัครสมาชิกมากกว่าการขายแบบรายธุรกรรม ความแตกต่างหลักอยู่ที่วิธีการบันทึกรายได้ เครื่องมือทั่วไปจะบันทึกรายได้เมื่อได้รับเงินสด ในขณะที่ซอฟต์แวร์บัญชี SaaS จะรับรู้รายได้ตลอดระยะเวลาของสัญญา รักษาตารางรายได้รอรับรู้ในงบดุล และสร้างตัวชี้วัด SaaS เช่น MRR และ NRR ได้โดยตรง เครื่องมือทั่วไปไม่สามารถทำสิ่งเหล่านี้ได้เลยหากไม่มีการแก้ไขด้วยตนเอง

QuickBooks Online เป็นระบบคลาวด์ ดังนั้นในทางเทคนิคแล้วใช่ แต่ว่ามันจะเหมาะกับธุรกิจ SaaS หรือไม่นั้นเป็นอีกเรื่องหนึ่ง มันไม่มีฟังก์ชันการรับรู้รายได้ประจำปีตามมาตรฐาน ASC 606 หรือการรายงานรายได้รายเดือนระดับกลุ่ม (MRR) มาให้ในตัว บริษัท SaaS หลายแห่งเริ่มต้นจากตรงนี้ เพราะราคาถูกและนักบัญชีรู้จักดี แล้วก็เจอปัญหาติดขัดเมื่อรายได้ประจำปี (ARR) อยู่ระหว่าง 500,000 ถึง 1 ล้านดอลลาร์ เมื่อวิธีการแก้ปัญหาแบบเดิม ๆ ไม่ได้ผลอีกต่อไป

GAAP กำหนดกฎเกณฑ์ทางบัญชี ส่วนการบัญชี SaaS คือวิธีการนำกฎเกณฑ์เหล่านั้นไปใช้กับธุรกิจแบบสมัครสมาชิก ส่วนที่ทำให้หลายคนสับสนคือ ASC 606 ซึ่งควบคุมว่ารายได้จากสัญญาหลายงวดสามารถรับรู้ได้เมื่อใด สำหรับการขายสินค้าทั่วไป รายได้จะเกิดขึ้นเมื่อสินค้าถูกจัดส่ง แต่สำหรับบริการสมัครสมาชิก SaaS รายได้จะถูกกระจายไปตลอดระยะเวลาการให้บริการ ซึ่งจะสร้างหนี้สินรายได้รอรับรู้ที่บัญชีของคุณต้องบันทึกไว้จนกว่าจะได้รับรายได้จริง

สำหรับธุรกิจที่ยังไม่มีรายได้ หรือมีรายได้ต่อปีต่ำกว่า 500,000 ดอลลาร์สหรัฐฯ โปรแกรมบัญชี QuickBooks หรือ Xero ถือเป็นจุดเริ่มต้นที่เหมาะสม ทั้งสองโปรแกรมจะไม่ทำให้คุณเสียหน้าในระยะเริ่มต้น เมื่อรายได้เกิน 500,000 ดอลลาร์สหรัฐฯ และเริ่มปิดการขายได้จริงแล้ว Maxio หรือชุดโปรแกรมบัญชี Chargebee จะช่วยลดความยุ่งยากในการรับรู้รายได้ สำหรับธุรกิจที่มีรายได้ต่อปีสูงกว่า 5 ล้านดอลลาร์สหรัฐฯ ทีมการเงินส่วนใหญ่จะเลือกใช้ Sage Intacct และ NetSuite ยิ่งคุณรอช้าในการอัปเกรด การย้ายระบบก็จะยิ่งยากลำบากมากขึ้น

การรับรู้รายได้ การอัปเดตกำหนดการรอตัดบัญชี การบันทึกรายการบัญชี – ทั้งหมดนี้ทำงานโดยอัตโนมัติในซอฟต์แวร์บัญชี SaaS ที่ออกแบบมาโดยเฉพาะ คุณเชื่อมต่อกับแพลตฟอร์มการเรียกเก็บเงินของคุณเพียงครั้งเดียว และระบบจะจัดการงานที่ต่อเนื่องให้ การปิดบัญชีสิ้นเดือนจะกลายเป็นการตรวจสอบแทนที่จะเป็นการสร้างใหม่ทั้งหมด เวลาที่คุณใช้จริงจะลดลงจากหลายวันเหลือเพียงไม่กี่ชั่วโมงเมื่อระบบได้รับการกำหนดค่าอย่างถูกต้อง

ทุกสัญญาจะถูกติดตามตั้งแต่วินาทีที่ออกใบแจ้งหนี้ ซอฟต์แวร์จะสร้างรายการรายได้รอรับรู้ จากนั้นจะปล่อยรายได้ที่ได้รับจริงเข้าสู่บัญชีงบกำไรขาดทุนของคุณตามกำหนดเวลาที่ถูกต้องในแต่ละเดือน โดยไม่ต้องคำนวณด้วยตนเอง ไม่ต้องใช้สเปรดชีต สำหรับจำนวนสัญญาน้อยๆ นี่อาจดูเหมือนเป็นความสะดวกสบาย แต่สำหรับสัญญาที่ใช้งานอยู่มากกว่า 200 ฉบับที่มีเงื่อนไขแตกต่างกันและการเปลี่ยนแปลงระหว่างงวด นี่คือสิ่งที่ทำให้การปิดสัญญาในสองวันแตกต่างจากการปิดสัญญาในสิบวัน

Ready to Get Started?

Create an account and start accepting payments – no contracts or KYC required. Or, contact us to design a custom package for your business.

Make first step

Always know what you pay

Integrated per-transaction pricing with no hidden fees

Start your integration

Set up Plisio swiftly in just 10 minutes.